Le Congrès dématérialise ses documents

La K-Box permet aux membres du congrès et à leurs collaborateurs de rassembler sous forme dématérialisée les documents numériques à consulter, commenter, annoter et partager.
Elle permet également :
– de gérer les dossiers des élus ayant plusieurs mandats, lorsque les collectivités dans lesquelles ils exercent leurs mandats utilisent l’application K Box,
– de travailler en groupe sur des documents partagés en les modifiant et en les commentant en direct,
– de retrouver, consulter et annoter les rapports de séance en temps réel,
– de consulter les documents, rechercher et annoter l’information en mobilité,
– de recevoir une convocation à valeur probante et tous les documents émis par les services,
– Enfin de rassembler des documents que les élus reçoivent au fil de l’eau de manière espacée dans le temps.
Le déploiement de la K-Box s’est réalisé au sein de l’institution après une phase de test technique en août 2012, puis une phase de déploiement en décembre de la même année, suivi d’une phase de formation des élus.
L’économie de papier susceptible d’être engendrée grâce à cet outil est estimée au minimum à 15 millions CFP en année pleine.
Le congrès a donc signé conjointement avec le gouvernement et le CES un contrat avec la société « Qualigraf ». En effet, ces trois institutions entretiennent en permanence des échanges de dossiers.
Cette démarche commune, s’inscrit parfaitement dans le plan stratégique de l’économie numérique développé par la Nouvelle-Calédonie et plus particulièrement le schéma de l’administration électronique.
Elle favorise également une économie d’échelle et le coût pour le congrès s’élève à 2,7 millions de F / an.

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