Comment réaliser ses recherches documentaires

L’ensemble des recherches documentaires sont proposées par type de document (écran 1)

(écran 1)

Pour chaque type de document, une fenêtre spécifique s’affiche (écran 2).
Exemple, la fenêtre de recherche (écran 2) pour les natures DELIBERATION ou DELIBERATION CP.

Il est possible de réaliser une recherche en plein texte (champ « RECHERCHER DANS LE DOCUMENT »), ce qui permet à l’outil de GED de retrouver tous les documents qui contiennent le mot ou la chaine de caractère souhaitée.

Ex : Saisir le mot « office » dans le champ Fulltext va permettre de retrouver tous les documents qui contiennent le mot « office ».

(écran 2)

Pour chaque champ, il est possible de demander la liste de sélection (écran 3). Pour cela, il faut se positionner sur le champ souhaité puis cliquer avec le bouton droit de la souris et choisir « Liste de sélection ».

(écran 3)

Ce choix fera apparaitre une fenêtre listant, tous les mots ou chaine de caractères, connus par la base documentaire pour ce champ.

Ex : Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le champ « TYPE DE DOCUMENT » puis choisir « Liste de sélection » permet de faire apparaître tous les types de documents qui existent dans la base documentaire (écran 2 pour le champ « TYPE DE DOCUMENT »). Il suffit alors d’en choisir un (ex : DELIBERATION CP) puis de cliquer sur le bouton « Rechercher » ou « Search » (en bas à droite de l’écran) pour avoir le résultat de la recherche (écran 4).

(écran 4)

La liste de résultats liste l’ensemble des enregistrements correspondants aux critères de recherche demandés (ici toutes les « DELIBERATION CP »).

Pour visualiser le document rattaché à un enregistrement il faut cliquer sur la « feuille » à gauche de la ligne souhaitée puis choisir « Affichage » (écran 4)

(écran 5)

Pour effectuer une nouvelle recherche il faut cliquer sur les « tiroirs » en haut à gauche de la liste de résultats puis choisir « nouvelle recherche » (écran 6)

 
(écran 6)

Exemple d’utilisation des paramètres généraux pour une recherche avancée (pour les utilisateurs expérimentés)

Lors de la recherche, les paramètres suivants sont pris en charge :

• & Recherche ET
• | Recherche OU (comme #)
• # Recherche OU (comme |)
• \ Echap

Pour rechercher une entrée " Martin & Dupont ", vous devez entrer " Martin \& Dupont ". Si vous avez entré " Martin & Dupont ", le système recherche " Martin " ET " Dupont ".

* Joker pour un nombre quelconque de caractères

Si aucun * n'a été indiqué, le système recherche toujours les mots entiers. Si plusieurs mots ont été indiqués, par ex. " Pierre Martin ", il faut que ces mots apparaissent dans cet ordre et directement l'un après l'autre également dans le document d'origine. Un autre ordre des mots, par ex. " Martin Pierre ", ne serait pas pris en compte lors de cette recherche. Lors de la recherche " Pierre&Martin ", l'ordre n'a pas d'importance.

Etant donné que la casse est normalement sans importance, la recherche de " PIERRE MARTIN " et de " pierre martin " aboutit au même résultat. (Selon les paramètres actifs et la base de données utilisée, la recherche dans DocuWare peut respecter la casse, c'est-à-dire que les majuscules et minuscules des mots de recherche doivent correspondre à celles des mots d'index donnés. Si cela pose problème pour votre recherche, adressez-vous à votre administrateur DocuWare.)

? Joker pour un seul caractère

Le point d'interrogation est utilisé comme joker pour un seul caractère. Une correspondance sera trouvée pour toute entrée de base de données contenant un caractère quelconque à l'emplacement du joker et le document associé sera renvoyé. Si aucun caractère ne figure à l'emplacement du joker dans l'entrée de base de données correspondante, le document associé ne sera pas renvoyé.

Exemple : la chaîne de recherche "Wa?ters" renverra les entrées "Walters" et "Wauters" mais pas "Waters".

^ Recherche NOT

Exemple : ^TEST fournit toutes les entrées de la base de données qui ne commencent pas par " TEST ".

Remarque importante : les entrées de base de données vides ne seront pas trouvées par une recherche NON. La liste de résultats ne comprendra donc pas de document ne contenant aucune entrée d'index dans le champ correspondant. Si vous ajoutez toutefois "# EMPTY()" à la fin de la chaîne de recherche, la recherche portera également sur les documents dont les entrées d'index sont vides.

Remarques :

• Cette option de recherche n'est disponible que pour les champs numériques et les champs de texte, de date et de mots clés.

= Recherche par ordre alphabétique

Exemple: Pour rechercher les entrées comprises entre Dupont et Lucien (inclus), vous pouvez saisir "Dupont=Lucien" dans la boîte de dialogue.

Combinaisons possibles des paramètres fictifs * et NOT