Sous l'autorité du président, le secrétariat général du Congrès de la Nouvelle-Calédonie est en charge de l'activité courante et de la gestion quotidienne de l'institution.
Le secrétariat général du Congrès de la Nouvelle-Calédonie est organisé comme suit :
- le secrétariat de direction, auquel sont rattachés les secteurs du protocole et de la communication,
- quatre directions de services, à savoir la direction des services de l'hémicycle, la direction des services de la gestion des ressources humaines, la direction des services de la gestion financière et la direction du patrimoine et de l'informatique
- Par ailleurs, certains des métiers exercés au Congrès sont spécifiques à cette institution.
Organisation du secrétariat général
Le secrétaire général est chargé du bon fonctionnement du secrétariat général du Congrès de la Nouvelle-Calédonie. Il est assisté d'un secrétaire général adjoint.
Il est le responsable hiérarchique direct des agents affectés dans les différentes directions énumérées ci-dessus et dirige l'ensemble des services.
Les directions du secrétariat général
La direction des services de l'hémicycle
Cette direction comprend trois services ci-après définis :
- le service des commissions,
- le service des séances,
- le service du contentieux et des affaires juridiques.
- Trois sections sont également intégrées dans ladite direction :
- le centre d'archives,
- l'imprimerie,
- le site internet.
Le service des commissions est chargé notamment :
- de l'organisation des séances du Congrès et des réunions des commissions,
- de la préparation et de l'envoi des convocations,
- de l'élaboration des rapports relatifs aux réunions des commissions, du bureau et de la conférence des présidents,
- de la réservation des salles,
- du respect du protocole.
Ce service est l'interlocuteur des élus sur toute question concernant l'exercice de leur mandat au Congrès ainsi que dans les instances extérieures où ils représentent l'institution.
Le service des séances est chargé notamment :
- de suivre les projets et propositions de délibérations et de lois du pays, depuis leur dépôt sur le bureau du Congrès jusqu'à leur adoption en séance publique,
- d'élaborer les comptes rendus intégraux et analytique des séances du Congrès et de sa commission permanente.
Le service du contentieux et des affaires juridiques est chargé notamment :
- du contrôle juridique des actes du congrès,
- de l'analyse juridique et du suivi des affaires en contentieux,
- aide à l'élaboration des textes,
- de la veille juridique.
La direction des services de la gestion des ressources humaines
Cette direction comprend deux services ci-après définis :
Le service des carrières, du personnel et de la rémunération comprend trois sections ci-après
définies :
- la section des personnels,
- la section de la rémunération,
- la section des conditions d'hygiène et sécurité au travail.
Le service de la gestion prévisionnelle des emplois et de la formation comprend deux sections
ci-après définies :
- la section de la formation,
- la section prévisionnelle des emplois et des compétences.
Il est créé une section « services généraux » rattachée à la direction, regroupant : l'accueil, l'entretien, les transmissions et la conciergerie.
La direction des services de la gestion financière
Cette direction comprend le service de la gestion financière et des achats.
Les activités qui incombent à ce service sont les suivantes :
- les opérations de dépenses,
- la gestion des achats,
- la comptabilité analytique,
- la vérification des écarts de solde et le suivi du mandatement de la solde et des charges sociales,
- les relations avec les fournisseurs et la paierie de la Nouvelle-Calédonie.
La direction du patrimoine et de l'informatique
Cette direction comprend le service des moyens qui intègre la section "Patrimoine et travaux" et la section "Informatique".
- la section informatique : chargée notamment de la gestion du parc informatique, du réseau de l'institution intégrant la sécurité des données et de la gestion technique du site internet.
- la section travaux et du patrimoine : chargée notamment de la gestion des travaux de réparation et d'entretien, des acquisitions d'immobilisation autres que l'informatique et de la gestion du patrimoine immobilier et mobilier.
Les chargés de mission
En effet, lorsque l'importance stratégique ou le développement des activités d'un service le nécessite, des chargés de mission pourront être nommés par le président du Congrès.
Les métiers spécifiques au Congrès
Certains agents du Congrès - rédacteurs, sténodactylos - exercent des fonctions qui leur sont propres et qui n'ont pas d'équivalent dans les autres institutions ou administrations de la Nouvelle-Calédonie. Ces fonctions sont liées à l'organisation et au fonctionnement du Congrès, assemblée délibérante.
Les rédacteurs ont un rôle déterminant dans le cadre des travaux des commissions intérieures. Outre les missions ponctuelles qui peuvent leur être confiées, ils sont chargés de rédiger les rapports, dénommés rapports de commission, qui transcrivent de manière synthétique, les débats qui ont eu lieu entre les élus et le gouvernement assisté par ses services techniques. Polyvalents, ils peuvent néanmoins être amenés à se spécialiser dans certaines matières en fonction des relations qu'ils entretiennent avec les présidents de commission.
Les sténodactylos sont chargées de retranscrire dans leur intégralité tous les propos tenus en séance publique. Leur travail, qui a évolué avec les progrès techniques (enregistrement audio et numérique), va permettre d'élaborer le compte rendu intégral (CRI) des débats, qui sera ensuite publié au journal officiel de la Nouvelle-Calédonie. Le CRI fixe l'état des discussions sur une question donnée et permet de mieux cerner l'esprit qui a animé les élus au moment de l'adoption d'un texte.
Les autres agents du Congrès exercent des fonctions plus classiques, qui contribuent au bon fonctionnement de l'institution.
- le service des carrières, du personnel et de la rémunération,
- le service de la gestion prévisionnelle des emplois et de la formation.
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